Según el ente contralor, los costos superan los 1.340 millones de colones debido a retrasos y personal adicional.
La contralora general de la República, Marta Acosta, dio a conocer que los costos han aumentado en más de 1.300 millones de colones, correspondientes a personal adicional, en la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS), producto de la implementación del sistema informático ERP SAP.
Según Acosta, esto se debe a que la manera en la cual se pagan las facturas a los proveedores ha cambiado, lo cual también genera retrasos que comprometen a la institución al pago de intereses por mora.
Así lo indicó durante una audiencia en la comisión legislativa que investiga aparentes irregularidades en la Caja.
«El pago a proveedores, anteriormente, era descentralizado, era manual y cada unidad realizaba los pagos locales y la factura de mayor valor, la de alto valor, las tramitaba la Tesorería General. Ahora, con el ERP, hay un proceso que es centralizado y los pagos se realizan por parte de la Tesorería Nacional. Sin embargo, se dio un cambio en el proceso sin preparación previa y se ha recurrido al uso de mecanismos manuales aún con el ERP, ya que las unidades compradoras tienen que enviar de forma individual la factura por correo electrónico a la Tesorería y validar las cuentas por pagar contra dicha documentación antes de efectuar el pago.
Entonces, esto implica que la Caja tarde alrededor de 57 días, en promedio, exponiéndose al cobro de intereses, multas y también se ha requerido personal adicional por alrededor de 1.340 millones de colones. La dirección del Plan de Innovación ha realizado carga masiva de facturas y cuentas por pagar en el ERP, esto también genera dificultades en la trazabilidad de los inventarios para efectos de los estados financieros», mencionó Acosta.
Otro de los problemas derivados de la puesta en marcha del nuevo sistema informático que utiliza la Caja tiene que ver con el registro de medicamentos.
La contralora afirmó que ahora en las farmacias no se pueden ver las existencias de las medicinas, lo cual obliga a utilizar controles manuales.
«Antes de la salida en vivo del ERP, los sistemas de la Caja facilitaban el control de las existencias y las entregas de medicamentos y esto permitía la trazabilidad a nivel contable. Las farmacias recibían físicamente los medicamentos y procedían a su registro en el sistema SIFA, que es el sistema de farmacias, para luego anotar las entregas a los pacientes.
A partir de la salida en vivo del ERP, las farmacias no están pudiendo visualizar en su sistema SIFA las existencias de los medicamentos ni registrar la totalidad de los medicamentos entregados a los pacientes. Esto porque hay algunas dificultades o problemas con las interfaces del ERP. Esto ha obligado a llevar controles manuales y a realizar pedidos con estimaciones», amplió la jerarca de la Contraloría.
Desde Qintess Costa Rica, empresa implementadora del sistema, defendieron la puesta en marcha de la herramienta.
Su vicepresidente, Alberto Quirós, reconoció que las fallas que ha tenido el ERP SAP son parte de un proceso de este tipo y afirmó que situaciones similares han ocurrido en otros países.
«Cuando se inicia un proceso de estos, la empresa lo que hace es acompañar al proceso el tiempo necesario. En este tipo de implementaciones, normalmente la parte inicial de la puesta en vivo siempre genera una cantidad yo diría que importante de incidentes que tienen que ver, principalmente, con que se están cambiando las formas de hacer las cosas. En este caso, 13 sistemas se sustituyeron y empezó a funcionar otro sistema.
Entonces, la empresa en conjunto con el cliente, en este caso, lo que hace es preparar a los usuarios y abre un canal para atender todas las dudas y las consultas que tienen que ver con esa fase inicial. Es una fase inicial donde hay inseguridad, por más preparación que se haya dado y por más certificación que se haya dado», señaló Quirós.
Finalmente, la diputada del Partido Liberación Nacional (PLN), Paulina Ramírez, cuestionó las fallas que ha tenido el sistema desde su salida en vivo.
«No puedo estar de acuerdo en que sea normal lo que está sucediendo con el sistema del ERP. Estoy realmente sorprendida de que me digan que es normal que comprometa la continuidad del servicio y de las operaciones de la Caja. Yo estoy de acuerdo que se puede durar hasta 1 año o más estabilizando un sistema, es normal, pero no poniendo en riesgo temas tan vulnerables como cuando nos referimos a inventarios, a farmacia, medicamentos que finalmente afectan y ponen en riesgo la salud de los costarricenses. No es cualquier sistema.
Usted me puede hablar de sistemas parecidos, pero cuando me habla de sistemas de salud, hay que ser muy cuidadoso. En realidad, yo no puedo aceptar que sea normal. Yo puedo aceptar que tiene que haber estabilización, pero cuando yo veo, por ejemplo, que había requisitos previos que habían que cumplirse con como realización de inventarios de avalúo de los activos, preparación de saldos de cuentas y auxiliares contables; todos estos diferentes procesos que no se realizaron previos, finalmente es lo que nos tiene hoy con afectaciones en la puesta en marcha», manifestó la verdiblanca.
